Universo ERP, el Blog DATISA

Abrir una franquicia sigue siendo una de las salidas que muchos emprendedores ven a la crisis y una forma de generación de autoempleo. Tal y como se deprende en el estudio “La franquicia crea empleo” publicado recientemente. En su conjunto, la franquicia incorpora cada año más de 20.000 nuevos empleos. Durante 2011, si bien el número de empleos cayó casi un 2%, el documento contabiliza 359.527 puestos de trabajo generados por la franquicia.

En el  Informe Anual sobre la Franquicia 2012 que se presentaba a mediados de enero, que analiza el sector, se pone de manifiesto la fortaleza de la franquicia frente a otros modelos de negocio. Por ejemplo, en 2011 se crearon 145 nuevas redes pero desaparecieron 119, por lo que el número total es de 1.079 redes, incrementándose en 26 respecto a 2010.

Aunque está claro que el sector no es inmune a la crisis. Alcanzar el éxito, en el mismo, requiere un planteamiento a largo plazo y la adecuada gestión de los recursos disponibles, una labor a la que las nuevas soluciones de gestión empresarial prestan un apoyo fundamental.

Las Franquicias, conscientes de la importancia de las TIC

Debido a su modelo empresarial de crecimiento basado en la inversión compartida y el intercambio de know-how, la Franquicia es un sector muy consciente de la importancia de las TIC. Uno de los principales problemas de las Franquicias, hoy en día, es que sin embargo muchas de ellas se plantean la informatización de su negocio exclusivamente desde el punto de vista de la gestión comercial y la automatización del Punto de Venta.

La mayor parte de las soluciones de gestión disponibles hoy para las Franquicias, ofrecen una especialización altísima precisamente en la automatización de estas áreas, aportando soluciones verticalizadas, con herramientas avanzadas para la comunicación de la Central con cada Centro. Dichas soluciones, sin embargo, carecen de las funcionalidades necesarias para una automatización profunda en otras áreas como la financiera, de producción o de almacén, etc. (El tema de la necesidad de una solución financiera ya lo desarrollamos anteriormente en otro post).

Uno de los principales riesgos de una automatización TIC basada sólo en el control comercial y de TPV reside en que se lleva a cabo un control del negocio únicamente en base a las ventas y a los costes de aprovisionamiento de los centros, olvidando el control de muchas otras áreas que inciden de manera importante en la rentabilidad.

Para un adecuado control de sus recursos, una Franquicia debe ser gestionada como una empresa en toda su dimensión económica, alcanzable únicamente a través de un moderno sistema de gestión global.

Soluciones en la nube también para la Franquicia

Hoy en día la Franquicia puede contar con un amplio abanico de posibilidades a la hora de implantar su sistema de gestión, desde el modo clásico de propiedad de licencia en el que destacan dos modelos:

En el primero de ellos, las soluciones de gestión residen en un servidor de la Central, gestionado por el Franquiciador y cada Centro o Franquicia accede a sus funcionalidades de forma remota.

El segundo modelo informático de gestión, también muy extendido en el ámbito de la Franquicia, es la instalación separada de un sistema de gestión en la Central y otro distinto en cada uno de los franquiciados.

Y el sistema Cloud Computing, donde se pueden reproducir ambas opciones aportando las ventajas de este. Los sistemas ERP en la nube son una solución que se adapta muy bien a este tipo de negocio ya que ofrecen mucha flexibilidad, y al mismo tiempo son capaces de proporcionar herramientas muy potentes con todas las capacidades necesarias de un sistema de gestión global. Además el sistema Saas permite acceder a Soluciones a un precio muy competitivo.

Como desventaja podíamos hablar de la dependencia de Internet, elemento muy importante a tener en cuenta en según que modelos de negocio. Por lo que como solemos recomendar desde este blog, antes de implantar un sistema hay que ver que se adapta mejor a las necesidades de cada organización.

Tal y como venimos comentando las soluciones en Cloud Computing cobran cada día más fuerza. El Cloud a día de hoy no sólo se plantea como una solución tecnológica para abaratar costes para las empresas en general, sino también como solución para mejorar la competitividad de las empresas europeas.

La semana pasada Neelie Kroes, vicepresidenta de la Comisión Europea y responsable de la Agenda Digital para Europa anunció en el Foro Económico Mundial de Davos, la creación de la alianza “European Cloud Partnership” cuyo objetivo principal será buscar términos comunes de contratación de servicios Cloud y desarrollar estándares que garanticen la seguridad y la competencia.

Según las palabras textuales de Kroes, “El cloud computing cambiará nuestra economía. Puede traer beneficios productivos a todos, desde los pequeños empresarios hasta los particulares. Promete escalabilidad, servicios más seguros y eficientes flexibilidad y costes más bajos”.

En este blog siempre hemos defendido la tecnología como una herramienta para mejorar la competitividad de las empresas por lo que no podríamos estar más de acuerdo con el planteamiento. Aunque el tiempo dirá si este tiene un reflejo real a corto plazo en la economía y sobretodo si las pymes se podrán beneficiar de estos programas.

 Las aplicaciones ERP en la Nube

 El Cloud Computing es una solución flexible que contribuye a mejorar los recursos disponibles en las organizaciones, incluídos, lógicamente, los informáticos. Por eso, nos encontramos con que, cada vez hay más aplicaciones adaptadas a este entorno. Los ERP, por supuesto, no son ajenos a esta tecnología.

La propuesta de muchos fabricantes, en el mercado del Cloud Computing, contempla tres fórmulas básicas de comercialización de licencias y de servicio.

•  El modelo de comercialización en modo SaaS, del que ya hablábamos en este blog, en el que se ofrece a los clientes el uso de la solución ERP en plataforma Cloud en ‘alquiler’, o pago por uso por la explotación del software y que conlleva unos servicios ligados a su implantación y evolución que la convierten en una oferta muy atractiva.

• La venta de licencias del ERP en propiedad, que se utilizarán alojadas en el CPD del cliente. Aunque esta opción no representa una reducción directa de la inversión necesaria en software y hardware, se trata de una opción muy interesante para las compañías con múltiples localizaciones o con un importante número de usuarios móviles.

• Venta de licencias del ERP en propiedad y su uso alojado en el CPD del fabricante. Se trata de un modelo de comercialización diseñado para las empresas que quieran introducirse en el mundo Cloud pero que todavía no confían en el concepto de “alquiler” de aplicaciones. Dicho modelo ofrece una reducción de la inversión en hardware inicial para el cliente y la posibilidad de ampliar el abanico de servicios con aquellos ligados a la consultoría.

Ventajas de los ERP´s en la nube

Aunque ya comentamos en su momento las ventajas del Saas, los beneficios que ofrece el Cloud Computing, independientemente de su forma de comercialización, son fundamentalmente:

•  Acceso a la información desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.
• Se minimiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software.
• Posibilidad de trabajar en entornos mutiplataforma lo que nos ayuda a un mejor aprovechamiento de nuestro sistema informático.
• Seguridad, puesto que la aplicación puede funcionar en redes poco seguras, como Internet, se emplean modernas tecnologías de cifrado para las conexiones, asegurando la confidencialidad de las mismas.
• Además, muchos fabricantes ofrecen las mismas soluciones ERP, con las mismas capacidades, independientemente de que el entorno sea Cloud o no.

Las mejoras que ofrece el Cloud están claras. Ahora sólo falta que las pymes lo contemplen como una opción. El tiempo dirá… ¿Serán las pymes capaces de subirse al barco de las nuevas tecnologías?

Gracias al desarrollo de Internet ahora es posible que nuestras aplicaciones, nuestros datos dejen de estar en un PC y se alojen en la red (the cloud, en las nubes).

Sin embargo hay cierta confusión sobre algunos términos asociados a esta tecnología que conviene conocer. Os proponemos una pequeña guía de conceptos básicos para novatos:

The Cloud

Traducido literalmente significa “la nube”.  La nube es internet, pero se habla de este término como un concepto general que engloba a otros como cloud computing,  “software como servicio”, “almacenamiento como servicio”,…

Cloud Computing

Se puede interpretar como software que está funcionando en la nube. Permite ofrecer un sistema informático como servicio al que se accede a través de Internet.

Esta tecnología se caracteriza por la posibilidad de poder ofrecer una mayor flexibilidad y personalización en el catálogo de servicios, permitiendo una mayor adaptación a las necesidades concretas del usuario que paga únicamente por el consumo efectuado. Esta forma de comercializar también se ha denominado on demand o pago por uso.

Centro de datos (datacenter)

Es la ubicación física donde se encuentran los servidores y toda la infraestructura necesaria para ofrecer los servicios a través de la red. Suelen contar con importantes y estrictas medidas de seguridad tanto en las propias instalaciones físicas, como virtuales para evitar cualquier amenaza proveniente de la red u otras como acceso de personal no autorizado, desastres, etc.

A efectos legales hay que tener en cuenta la ubicación física de las instalaciones ya que se rigen por la ley del país donde están ubicados, tendremos que comprobar que sea compatible con nuestra legislación.

Actualmente hay dos maneras de utilizar un datacenter:

1. El usuario tiene alojado su software en un datacenter compartido con otros usuarios pero solo tiene acceso únicamente a sus datos o aplicaciones contratadas.
2. El usuario es propietario del servidor donde están alojadas sus aplicaciones y los usuarios de las mismas acceden a las mismas desde cualquier lugar donde haya una conexión con Internet
3. El usuario es propietario de un servidor virtual que está alojado en un datacenter, es como poseer un servidor físico pero ofrece mayor seguridad ante averías y suele ser más económico. Hay servicios que no pueden correr en este tipo de servidores, por ejemplo, las centralitas de voz IP.

Saas o Software como servicio

Saas, del inglés Software como Servicio es un modelo de distribución de software en donde la compañía de TI provee de soluciones de gestión empresarial mediante un servicio de pago por uso de cuotas, cuyo acceso se realiza a través de Internet.

De este término ya hablamos en un post anterior si queréis ampliar la información os recomendamos su lectura.

SLA o Acuerdo de nivel de Servicios

SLA, del inglés service level agreement. Es la parte del contrato donde se define el nivel de los servicios contratados por parte del proveedor y  sus responsabilidades. En él se definen las garantías de disponibilidad, el rendimiento, la capacidad de almacenamiento de datos y otros aspectos.

Es importante tener en cuenta si cumple con la LOPD. Los proveedores fuera de la UE tendrán que cumplir con el protocolo Safe Harbour si queremos almacenar datos sujetos a esta ley. Para proveedores con servidores en la UE habrá que tener en cuenta estos requisitos y su nivel de seguridad.

Mucho se habla últimamente sobre Cloud Computing y virtualización. Pero mientras que los responsables de TI del resto del mundo parecen apostar por este tipo de tecnología buscando reducir los costes y mejorar la eficiencia, según Gartner, en España parece que no terminamos de fiarnos.

Según los últimos datos, el 86% de las empresas españolas se encuentran indecisas a la hora de adoptar esta tecnología. El 79% de los españoles destaca la seguridad como la principal barrera a la hora de adoptar servicios en la nube. Sin embargo, todo parece indicar que aquí será solo cuestión de tiempo vencer las barreras de entrada.

Uno de los conceptos que incorpora la informática en la nube es el software como servicio o Saas, una nueva forma de comercializar el software que ha venido para quedarse.

¿Qué es el Saas y como funciona?

Saas, del inglés Software como Servicio es un modelo de distribución de software en donde la compañía de TI provee de soluciones de gestión empresarial mediante un servicio de pago por uso de cuotas, cuyo acceso se realiza a través de Internet.

Las aplicaciones se encuentran alojadas en un servidor remoto de las instalaciones del proveedor brindando la posibilidad de acceder y trabajar con aplicaciones on-line desde cualquier ordenador que disponga de Internet. Y ofreciéndonos todas las ventajas de trabajar en este entorno.

La gran diferencia, es que el usuario deja de tener la propiedad de la licencia, que pertenece al proveedor de soluciones y accede al uso de las aplicaciones a través de un contrato de alquiler. Habitualmente el pago se realiza en función de los módulos de las aplicaciones del ERP que se utilizan y el número de usuarios. Generalmente las prestaciones y las funcionalidades son las mismas se tenga la licencia del ERP en propiedad o en Saas.

La forma de acceder al servicio es muy sencilla, basta entrar en Internet y conectar con la aplicación que tenemos contratada. En ese momento accedemos a un entorno seguro que nos permite entrar en la aplicación, normalmente mediante un sistema de usuarios y contraseñas que identifican al usuario.

El software esta alojado en servidores seguros que garantizan la seguridad,  la confidencialidad y la integridad de los datos.

Ventajas del entorno Saas para la pyme

Disponibilidad absoluta en tiempo real las 24 horas del día y desde cualquier lugar siempre que haya una conexión a Internet.

Máxima seguridad y confidencialidad de los datos. Muchas pymes no disponen de una política apropiada de seguridad de sus datos en caso de pérdida de información o de fallo del hardware. Sin embargo, todas las empresas que ofrecen software como servicio incluyen un servicio de backup, restore y planes de contingencia. Además que los servidores en el que está alojado el software cuentan con las máximas garantías de seguridad en caso de ataques.

Reducción de costes TI, fundamental en los tiempos que corren. No es necesario realizar una inversión inicial en máquinas, Sistemas Operativos, software adicional, etc. para garantizar el buen funcionamiento de la aplicación. Y tampoco es necesario el mantenimiento de la plataforma, del software, ni del hardware.

Actualizaciones y nuevas funcionalidades inmediatas, el proveedor se encarga de mantener la aplicación constantemente actualizada asegurando la evolución del software a las ultimas novedades tecnológicas, legislativas y funcionales.

Reducción del tiempo de implantación. Otra de las ventajas que ofrece el Saas es la que se miniminiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software

¿Qué debemos tener en cuanta a la hora de elegir un ERP en Saas?

A la hora del elegir cual es la solución que más se adapta a nuestra empresa deberíamos de tener en cuenta dos puntos fundamentales:

Estamos eligiendo una solución ERP, por tanto debemos seguir los mismos parámetros que tendríamos en cuenta al decidir cual es la solución que más se adapta a nuestras necesidades cuando optamos por la propiedad de la licencia. Actualmente existen soluciones de software en la nube muy completas a un precio muy competitivo y no tenemos porque renunciar a prestaciones. Ya hemos tratado este tema en este blog y os recomendamos la lectura de cómo elegir un ERP.

Otro punto a tener en cuenta son las garantías de seguridad que ofrecen los proveedores, aunque actualmente estas suelen ser mucho más altas que las que puede tener cualquier pyme hoy en día. Estas son: gestión de riesgos frente ataques externos, seguridad física en los centros de datos con acceso sólo a personal autorizado, control de las condiciones ambientales necesarias para el mantenimiento de las máquinas. En España además el sistema debe velar por la posibilidad del cumplir con los requisitos de la LOPD.

¿Qué opináis terminarán cumpliéndose las previsiones y las pymes se beneficiarán de esta nueva tecnología?