Universo ERP, el Blog DATISA

Cada vez más lo tienen claro, nuestra infraestructura tecnológica es a día de hoy un recurso estratégico para nuestras empresas, que afecta directamente a la competitividad. En entorno globalizado como el nuestro en que competimos con cualquier organización del planeta sólo podemos sobrevivir si somos más productivos y esto sin el apoyo de la tecnología es complicado.

Por ello, deberíamos dotarnos de los mejores recursos disponibles y hoy, gracias a las soluciones en la Nube, la tecnología es asequible para cualquier compañía. Como de hecho lo muestran un par de informes publicados últimamente. Según el estudio de IDC “Cloud hace frente a la crisis”, el 29% de las empresas españolas ya utiliza el cloud computing. Y además, 4 de cada 10 empresas ponen a la nube como prioritaria, según las conclusiones de otro estudio sobre transformación TI elaborado por EMC.

Pero, ¿Cuáles son esas ventajas que ofrece para la pyme? De algunas ya hemos hablado en este blog, destacamos algunas de las más importantes.

Optimización de la infraestructura tecnológica

El modelo de Cloud Computing se centra en el usuario y ofrece un modo de adquisición y suministro de servicios más eficaz. Se caracteriza por su escalabilidad y flexibilidad. Este nuevo modelo está basado en una forma nueva de consumir la tecnología.

Desde el punto de vista de las herramientas de gestión, la mayoría de las pymes deciden alojar sus soluciones en un Data Center (CPC). En la modalidad pago por uso, este servicio viene implícito en la solución, como explicaremos más adelante. Y en la compra de la licencia en propiedad en modo Cloud cada vez más empresas optan por utilizar servicios de outsourcing de un CPC.

Ambos casos suponen un ahorro considerable en infraestructuras TI, dejando el mantenimiento de las mismas y la seguridad en manos de profesionales expertos.

Un entorno colaborativo

Una de las ventajas que ofrece el Cloud Computing es la posibilidad de acceso a la información desde cualquier dispositivo o lugar. Esto abre nuevas posibilidades y entornos de trabajo.

Este es el caso de la “multiubicación”, es decir, que personas en puntos muy distantes del planeta accedan a los mismos datos pudiendo trabajar en equipo. Facilita también la movilidad, para aquellos que tienen que desplazarse dentro de su entorno de trabajo, ahora pueden hacerlo teniendo acceso a las aplicaciones a tiempo real.

Abre  posibilidades también al teletrabajo, ahora contratar el talento será más fácil, allí donde se encuentre, independientemente de su ubicación física.

El pago por uso o Saas

Ya hemos hablado en otro post de que era el Saas. Si nos centramos en sus principales ventajas son sobretodo su flexibilidad y sus posibilidades de escalabilidad haciendo real el “pago por su uso”. Pasamos de una inversión a un gasto en función de su uso.

Nos permite ir variando la configuración de las  aplicaciones tanto en módulos como en puestos, permitiéndonos utilizar sólo lo que necesitamos en cada momento. Por ejemplo aumentando los puestos ante puntas de trabajo puntuales o disminuyéndolos si es necesario.

Por otro lado, como comentábamos antes, el Saas supone una reducción en inversión TI, ya que es el proveedor quien se encarga de todo. No necesita inversión inicial ni en software, ni en infraestructura, ni en su mantenimiento. No necesita implantación. Y no es necesario preocuparse por las copias de seguridad o actualizar la aplicación. Esto supone una gran ventaja para cualquier compañía pero sobretodo para la pyme.

Desde hace tiempo venimos comentando diferentes aspectos del Cloud Computing en este blog. Las soluciones en la Nube ofrecen una serie de ventajas innegables para la pyme y es muy probable que en un futuro no muy lejano la mayoría de las veces accedamos a nuestro software a través de Internet.

Hasta ahora ha habido pocos informes que analizaran cual es la penetración de este tecnología en las pymes españolas. Pero, hemos encontrado uno, realizado por ONTSI, que nos parece bastante interesante: Cloud Computing. Retos y Oportunidades y que os recomendamos.

Algunos datos

De este estudio nos gustaría destacar algunos resultados que nos han parecido interesantes:

El 45,2% de las pymes conoce el cloud computing. El 60,1% de las microempresas no conoce las soluciones cloud. El 21,7% de las empresas que conocen cloud utiliza estas soluciones.

El 47% de las pymes usuarias de cloud utiliza estos servicios de manera transversal a la empresa más que en áreas o procesos específicos. El 35% ha implementado soluciones cloud en el área de ventas y comercialización (páginas web, comercio electrónico, soluciones de gestión de clientes etc.), un 18% en aspectos productivos y un 12% en la gestión financiera.

Las tres principales motivaciones de las pymes para la adopción del cloud computing son las siguientes: la flexibilidad y escalabilidad de los recursos (56% de empresas usuarias), la posibilidad de acceso desde cualquier dispositivo (49,1%) y la facilidad para la modernización de los procesos de gestión y negocio (41,8%).

Los principales beneficios detectados por las pymes usuarias debido a la implementación de soluciones cloud son el ahorro en tiempo (71%) y el ahorro en costes (63%). Además, en la mitad de los casos (48%) consideran que las soluciones cloud han causado una mejora en la productividad general de la empresa.

Respecto al ahorro de costes debidos al cloud, el 71% de las empresas usuarias de cloud señala ahorro en coste mantenimiento, el 53% ahorro en costes de inversión y el 32% ahorro en el coste de las licencias de software. Entre los otros ahorros de costes citados por las empresas están conceptos como ahorro en personal no informático que atendía consultas específicas, en espacio, en energía eléctrica o en hardware.

La principal preocupación que se plantean las pymes españolas a la hora de adoptar soluciones cloud es la confidencialidad y la seguridad de los datos corporativos gestionados (55%). Este problema es el principal factor que hace que las pymes no confíen en gestores externos para sus procesos clave de negocio. Otros motivos importantes de duda acerca de la adecuación del cloud para la gestión de procesos de negocio son la pérdida de control sobre los procesos (26%), la dependencia adquirida con el proveedor de los servicios (21%) y problemas asociados a la disponibilidad (18%) e integridad (17%) de los servicios contratados.

La mayoría de las empresas consultadas (63%) que son usuarias de cloud recomendarían el uso de la tecnología sin ningún tipo de dudas.

Conclusiones

Todavía existe bastante desconocimiento entre las pymes sobre las ventajas que aporta la Nube aunque las ventajas son innegables.

De este  análisis también nos gustaría destacar el impacto estimado del Cloud en España en 2012  y el estudio de impacto microeconómico del cloud computing, que recoge el análisis comparativo de la repercusión económico-financiera y elementos diferenciadores de cinco proyectos de innovación tecnológica en las pymes según el modelo de implementación tradicional frente al nuevo paradigma cloud.

Ya hemos comentado en este blog como contar con buenas herramientas de gestión pueden ofrecer al asesor la posibilidad de dar servicios de valor añadido a sus clientes.

En un momento complicado como el actual, en el que hay empresas que desaparecen o que están disminuyendo su capacidad adquisitiva y que además hay una competencia mayor, las asesorías, deben enriquecer su oferta con nuevos servicios que estos requieran. Se hace imprescindible innovar.

Para no aumentar los costes que podrían suponer estos nuevos servicios, el despacho profesional puede y debe apoyarse en las nuevas tecnologías disponibles optimizando los procesos clave, y  enriqueciendo su relación con el cliente.

Cada vez más, nos encontramos con que los clientes del asesor quieren que este sea su Departamento Financiero efectivo, desentendiéndose de estas tareas. Pero al mismo tiempo no desean que la información salga de su organización y pretenden tener la posibilidad de disponer de la misma en cualquier momento para una toma de decisiones ágil, tal y como demandan las circunstancias del mercado. ¿Cómo dar solución a esta expectativa sin aumentar los costes del servicio y a un precio competitivo?

Soluciones en la nube: oportunidades para el Despacho Profesional

Una de las posibles soluciones que ofrecen la nuevas tecnologías es que nuestro cliente tenga acceso a software en entornos Cloud Computing, ya sea con estas herramientas en propiedad o en Saas (Software as a Service) o pago por uso, mucho más asequible.

Algunas de las utilidades que ofrece esta forma de trabajo, son el  poderse conectar desde cualquier momento y lugar directamente a los datos del cliente para poder revisar que la contabilidad, se está haciendo correctamente, y también realizar declaraciones, informes, etc. sin necesidad de desplazamientos.

Además, se pueden ofertar nuevos servicios que le diferencien de la competencia como servicios avanzados de Contabilidad Analítica (definición inicial de la estructura de centros de coste,…), elaboración de presupuestos contables, proyección de cuentas de resultados y control de desviaciones. Así mismo, los Responsables de la compañía pueden tener acceso a informes y estadísticas en cualquier momento, elaborados por el propio asesor.

Otra de las ventajas de trabajar in situ en el sistema del cliente, es no tener que volver a meter la información primero en el sistema del cliente y luego en el suyo, evitándose pérdidas de información al trasladar la información de un lugar a otro.

En caso de que sea una empresa con delegaciones, también se mejora el control de las mismas ya que puede contactarse con todas ellas obteniendo la información en tiempo real.

Ventajas para el cliente del Despacho

Además de las propias que ofrece trabajar en entornos Cloud, como disponibilidad en tiempo real desde cualquier lugar siempre que haya una conexión a Internet u otras que ya hemos mencionado en otros post, las ventas las ofrece el propio servicio del despacho.

Como la posibilidad de apoyarse en el servicio de consultoría, para obtener información financiera de calidad, sin necesidad de tener personal cualificado en plantilla.

Su sistema financiero puede ser revisado por un profesional de su confianza, sin necesidad de desplazarse. En caso de que haya una consulta, el asesor, puede realizar el servicio y consultar la información a tiempo real.

Estas son algunas de las que se nos ocurren, pero seguro que hay más posibilidades  y más aplicaciones. Por tanto, podemos decir que la aplicación de nuevos usos de las Tecnologías de la Información son imprescindibles para que el despacho viva la auténtica transformación.

Abrir una franquicia sigue siendo una de las salidas que muchos emprendedores ven a la crisis y una forma de generación de autoempleo. Tal y como se deprende en el estudio “La franquicia crea empleo” publicado recientemente. En su conjunto, la franquicia incorpora cada año más de 20.000 nuevos empleos. Durante 2011, si bien el número de empleos cayó casi un 2%, el documento contabiliza 359.527 puestos de trabajo generados por la franquicia.

En el  Informe Anual sobre la Franquicia 2012 que se presentaba a mediados de enero, que analiza el sector, se pone de manifiesto la fortaleza de la franquicia frente a otros modelos de negocio. Por ejemplo, en 2011 se crearon 145 nuevas redes pero desaparecieron 119, por lo que el número total es de 1.079 redes, incrementándose en 26 respecto a 2010.

Aunque está claro que el sector no es inmune a la crisis. Alcanzar el éxito, en el mismo, requiere un planteamiento a largo plazo y la adecuada gestión de los recursos disponibles, una labor a la que las nuevas soluciones de gestión empresarial prestan un apoyo fundamental.

Las Franquicias, conscientes de la importancia de las TIC

Debido a su modelo empresarial de crecimiento basado en la inversión compartida y el intercambio de know-how, la Franquicia es un sector muy consciente de la importancia de las TIC. Uno de los principales problemas de las Franquicias, hoy en día, es que sin embargo muchas de ellas se plantean la informatización de su negocio exclusivamente desde el punto de vista de la gestión comercial y la automatización del Punto de Venta.

La mayor parte de las soluciones de gestión disponibles hoy para las Franquicias, ofrecen una especialización altísima precisamente en la automatización de estas áreas, aportando soluciones verticalizadas, con herramientas avanzadas para la comunicación de la Central con cada Centro. Dichas soluciones, sin embargo, carecen de las funcionalidades necesarias para una automatización profunda en otras áreas como la financiera, de producción o de almacén, etc. (El tema de la necesidad de una solución financiera ya lo desarrollamos anteriormente en otro post).

Uno de los principales riesgos de una automatización TIC basada sólo en el control comercial y de TPV reside en que se lleva a cabo un control del negocio únicamente en base a las ventas y a los costes de aprovisionamiento de los centros, olvidando el control de muchas otras áreas que inciden de manera importante en la rentabilidad.

Para un adecuado control de sus recursos, una Franquicia debe ser gestionada como una empresa en toda su dimensión económica, alcanzable únicamente a través de un moderno sistema de gestión global.

Soluciones en la nube también para la Franquicia

Hoy en día la Franquicia puede contar con un amplio abanico de posibilidades a la hora de implantar su sistema de gestión, desde el modo clásico de propiedad de licencia en el que destacan dos modelos:

En el primero de ellos, las soluciones de gestión residen en un servidor de la Central, gestionado por el Franquiciador y cada Centro o Franquicia accede a sus funcionalidades de forma remota.

El segundo modelo informático de gestión, también muy extendido en el ámbito de la Franquicia, es la instalación separada de un sistema de gestión en la Central y otro distinto en cada uno de los franquiciados.

Y el sistema Cloud Computing, donde se pueden reproducir ambas opciones aportando las ventajas de este. Los sistemas ERP en la nube son una solución que se adapta muy bien a este tipo de negocio ya que ofrecen mucha flexibilidad, y al mismo tiempo son capaces de proporcionar herramientas muy potentes con todas las capacidades necesarias de un sistema de gestión global. Además el sistema Saas permite acceder a Soluciones a un precio muy competitivo.

Como desventaja podíamos hablar de la dependencia de Internet, elemento muy importante a tener en cuenta en según que modelos de negocio. Por lo que como solemos recomendar desde este blog, antes de implantar un sistema hay que ver que se adapta mejor a las necesidades de cada organización.

Tal y como venimos comentando las soluciones en Cloud Computing cobran cada día más fuerza. El Cloud a día de hoy no sólo se plantea como una solución tecnológica para abaratar costes para las empresas en general, sino también como solución para mejorar la competitividad de las empresas europeas.

La semana pasada Neelie Kroes, vicepresidenta de la Comisión Europea y responsable de la Agenda Digital para Europa anunció en el Foro Económico Mundial de Davos, la creación de la alianza “European Cloud Partnership” cuyo objetivo principal será buscar términos comunes de contratación de servicios Cloud y desarrollar estándares que garanticen la seguridad y la competencia.

Según las palabras textuales de Kroes, “El cloud computing cambiará nuestra economía. Puede traer beneficios productivos a todos, desde los pequeños empresarios hasta los particulares. Promete escalabilidad, servicios más seguros y eficientes flexibilidad y costes más bajos”.

En este blog siempre hemos defendido la tecnología como una herramienta para mejorar la competitividad de las empresas por lo que no podríamos estar más de acuerdo con el planteamiento. Aunque el tiempo dirá si este tiene un reflejo real a corto plazo en la economía y sobretodo si las pymes se podrán beneficiar de estos programas.

 Las aplicaciones ERP en la Nube

 El Cloud Computing es una solución flexible que contribuye a mejorar los recursos disponibles en las organizaciones, incluídos, lógicamente, los informáticos. Por eso, nos encontramos con que, cada vez hay más aplicaciones adaptadas a este entorno. Los ERP, por supuesto, no son ajenos a esta tecnología.

La propuesta de muchos fabricantes, en el mercado del Cloud Computing, contempla tres fórmulas básicas de comercialización de licencias y de servicio.

•  El modelo de comercialización en modo SaaS, del que ya hablábamos en este blog, en el que se ofrece a los clientes el uso de la solución ERP en plataforma Cloud en ‘alquiler’, o pago por uso por la explotación del software y que conlleva unos servicios ligados a su implantación y evolución que la convierten en una oferta muy atractiva.

• La venta de licencias del ERP en propiedad, que se utilizarán alojadas en el CPD del cliente. Aunque esta opción no representa una reducción directa de la inversión necesaria en software y hardware, se trata de una opción muy interesante para las compañías con múltiples localizaciones o con un importante número de usuarios móviles.

• Venta de licencias del ERP en propiedad y su uso alojado en el CPD del fabricante. Se trata de un modelo de comercialización diseñado para las empresas que quieran introducirse en el mundo Cloud pero que todavía no confían en el concepto de “alquiler” de aplicaciones. Dicho modelo ofrece una reducción de la inversión en hardware inicial para el cliente y la posibilidad de ampliar el abanico de servicios con aquellos ligados a la consultoría.

Ventajas de los ERP´s en la nube

Aunque ya comentamos en su momento las ventajas del Saas, los beneficios que ofrece el Cloud Computing, independientemente de su forma de comercialización, son fundamentalmente:

•  Acceso a la información desde cualquier lugar siempre y cuando se tenga una conexión a Internet.
• Se minimiza el tiempo de implantación del sistema. En un breve periodo de tiempo el usuario puede estar funcionando con el nuevo software.
• Posibilidad de trabajar en entornos mutiplataforma lo que nos ayuda a un mejor aprovechamiento de nuestro sistema informático.
• Seguridad, puesto que la aplicación puede funcionar en redes poco seguras, como Internet, se emplean modernas tecnologías de cifrado para las conexiones, asegurando la confidencialidad de las mismas.
• Además, muchos fabricantes ofrecen las mismas soluciones ERP, con las mismas capacidades, independientemente de que el entorno sea Cloud o no.

Las mejoras que ofrece el Cloud están claras. Ahora sólo falta que las pymes lo contemplen como una opción. El tiempo dirá… ¿Serán las pymes capaces de subirse al barco de las nuevas tecnologías?