Universo ERP, el Blog DATISA

El arrendamiento financiero o contrato de leasing, consiste en una práctica habitual de las empresas, para la compra de un bien. Formalizando el contrato, el arrendador concede, durante un tiempo especificado, el derecho de uso del bien a un arrendatario. En contraprestación éste paga unas cuotas hasta la finalización del contrato y en dicho momento se permite renovarlo, adquirir el bien o  devolverlo.

Con las aplicaciones de DATISA tendrá acceso a los datos económicos más importantes del contrato (cuotas, intereses y periodos de amortización), posibilitando la modificación de las condiciones en función de tiempo. Los arrendamientos financieros se comparten entre la aplicación Gestión de Tesorería y la aplicación Gestión de Inmovilizados, obteniendo de forma independiente en cada una de ellas importantes ventajas.

Gestión de Arrendamientos

La gestión de los arrendamientos la podremos realizar desde ambas aplicaciones, TESDA e INMDA. Podremos conocer la fecha de finalización del arrendamiento introduciendo la fecha de disposición y la duración total el mismo.

El programa es capaz de controlar distintos tipos de contratos financieros ya que cuenta con la posibilidad de seleccionar distintas condiciones y formas de amortización. Esta versatilidad nos permitirá tramitar contratos de leasing y/o préstamos bancarios.

Con el resto de los datos, como el tipo nominal o TAE, importe nominal e impuestos, la aplicación calculara el importe de la cuota a pagar, total de intereses, total de impuestos y el total de todas las cuotas del préstamo.

Además existe la posibilidad de poder indicar la Cuenta Bancaria asociada al préstamo. La inclusión de esta información puede resultar muy útil, ya que nos permitirá efectuar las previsiones de saldos (Saldos previstos) por banco y poder tomar decisiones apoyándonos en dichos datos.

Datos Económicos

El cuadro de amortización del préstamo se genera de forma automática con los datos introducidos. Podremos modificar las condiciones del préstamo cuando se produzca un cambio en el tipo nominal, o se realice una Amortización Anticipada en Plazo, Cuota o Capital. De esta forma la información referente a estos contratos la tendremos siempre actualizada.

Activos adquiridos mediante arrendamiento.

 Cuando una empresa adquiere sus activos mediante contratos de arrendamiento, ambos datos se pueden relacionar. Mediante la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA) podremos obtener una relación de cada elemento de inmovilizado asociado a cada contrato.

Esta consulta puede resultar de utilidad, cuando la fecha del fin del contrato esté cerca, y podremos valorar si a la empresa le conviene adquirir los inmovilizados o renovar los contratos de leasing.

Asientos contables:

La adquisición de un arrendamientos financiero, obliga al departamento de contabilidad a generar ciertos asientos contables, que la aplicación Gestión de Inmovilizado (INMDA), permite automatizar.

• Gastos por los intereses diferidos, cargando el importe de los intereses sobre el capital pendiente a la cuenta de “Gastos financieros” y abonando en la de “Gastos por intereses diferidos”, de forma automática.
• La recalificación de largo  a corto plazo, trasladando la deuda y cargando el importe en la cuneta contable indicada al corto plazo y abonándola en la cuenta a largo plazo.

 Obtención de Información:

Conocer los importes que se han pagado de los préstamos, la deuda que aún queda pendiente o en qué fecha finaliza un préstamo, son datos muy importantes en las áreas de Tesorería de las distintas empresas.

Podremos obtener este tipo de información desde la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), mediante consultas o listados. Entre ellos destacamos:

• Intereses devengados: Listado muy recomendable para la evaluación de periodificaciones, ya que incluye los intereses brutos generados, estén o no pagados de los prestamos seleccionados.
• Intereses pagados: Listado similar al anterior indicando en este caso los intereses pagados en el período solicitado y el importe ya amortizado.

• Deuda pendiente: Información que nos permitirá sopesar el futuro de nuestras necesidades de Tesorería, puesto que nos informa de los importes que tenemos pendientes de pago tanto de la amortización, intereses y las cuotas.

 
Previsiones de Tesorería:

Con la aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), podremos incluir la información de estos préstamos en el informe de los Saldos Previstos. La información que nos proporciona, en un rango de fechas y para cada uno de los bancos con los que trabajemos, serán los importes que se ponen a nuestra disposición de los prestamos y el pago de cuotas que tendremos que hacer frente.

Para ello es necesario incluir también la cuenta de abono o cargo relacionada con el préstamo en su ficha.

Simulaciones:

Por último mencionar que podremos efectuar cálculos y comprobaciones de varios arrendamientos financieros mediante la función de Simulación. La aplicación Gestión de Tesorería (TESDA), contempla una función que permitirá introducir los datos de distintos préstamos.  De esta forma podremos realizar estudios que nos permitan seleccionar el mejor contrato sin necesidad de darlos de alta.

Salir fuera parece que está siendo una de las principales vías de escape, dicho en el mejor sentido de la expresión, para las empresas españolas. Sin embargo, abordar un proceso de internacionalización, no es tarea sencilla ya que deben tenerse en cuenta muchas variables para alcanzar el éxito en mercados muy diferentes al nacional.

El ICEX España, Exportación e Inversiones y el Centro de Estudios Económicos y Comerciales (CECO) acaban de publicar la primera edición del “Manual de Internacionalización. Técnicas, herramientas y estrategias necesarias para afrontar con éxito el proceso de internacionalización”. Se trata de  una guía completa y rigurosa que incluye todos los aspectos relevantes para iniciar, mantener o incrementar la actividad internacional, incluyendo herramientas y técnicas indispensables en el proceso de internacionalización.

Es un manual muy interesante ya que en él se contemplan áreas estratégicas para la internacionalización empresarial que van desde un análisis del entorno económico internacional hasta la evaluación de las herramientas y técnicas necesarias para definir la estrategia y el marketing internacional, el estudio de los medios financieros, los aspectos relacionados con la logística y el transporte internacional o los temas jurídicos más destacables. El libro también aborda el acceso a los mercados multilaterales, las TIC y el entorno digital.

Innovación y tecnología, dos pilares estratégicos

Los proyectos de internacionalización de las empresas no sólo se derivan de la actual situación económica que vivimos en nuestro país ya que, si bien es una situación quizá más aguda que la que pueden estar viviendo otras áreas geográficas como Francia, Alemania o Re¡no Unido, por quedarnos en Europa, lo cierto es que estamos ante un panorama de recesión económica, podríamos decir, casi mundial.

En este sentido, cabe destacar que las empresas españolas deciden apostar por otros entornos, al tomar conciencia de la globalización de los mercados, de la apertura económica y de la enorme competencia que existe dentro de las fronteras nacionales. Éstas podrían ser algunas de las principales razones por las que se justifica una estrategia de internacionalización.

Para afrontar la entrada en nuevos mercados, la tecnología y la innovación deben ser factores a tener muy en cuenta y sobre ellos deben apoyarse la mayor parte de los procesos relacionados con dicha estrategia. Al hilo de esto, es importante hacer referencia a los sistemas de gestión sobre los que las empresas administrarán toda la información relativa a áreas tan estratégicas para ellas como la contabilidad, la tesorería, el inmovilizado, la producción o la gestión comercial.

En este sentido, los sistemas ERP deberán ser capaces de adaptarse a la nueva situación que genera, por ejemplo, la utilización de una moneda diferente, o un idioma distinto. Deberán presentarse como soluciones flexibles, dinámicas, fáciles de utilizar y, en la medida de lo posible, modulares, que permitan ir ampliando funcionalidades según vaya incrementando la empresa su actividad, su radio de acción o, su negocio, en definitiva.

Por citar algún ejemplo, en el apartado de contabilidad, indispensable para cualquier organización, es importante que estos sistemas de gestión incorporen funcionalidades relacionadas con la Moneda Extranjera que permitan contabilizar en moneda diferente a la nacional como las compras y las ventas, o controlar los cobros de créditos y los pagos de deudas en divisa extranjera. Es decir, que facilite amplias capacidades para mantener y gestionar la empresa en diferentes divisas.

Como viene siendo habitual es este blog queremos recomendaros una serie de eventos que nos parecen interesantes. En Marzo comienza el Tour de encuentros financieros dentro de “Iniciativa Pymes”.

Esta iniciativa que tiene como eje central hablar sobre las Claves para el desarrollo y la competitividad de las Pymes se centrará sobretodo en  4 puntos: Comercio Exterior, Innovación, Acceso a la Financiación y Eficiencia y Costes. Su objetivo principal es exponer las mejores técnicas y soluciones para aumentar la eficiencia y eficacia en la gestión económica-financiera de las Pymes.

Nosotros participamos dentro del Ciclo Optimización de costes y mejora de nuestros sistemas de gestión con la ponencia “Competitividad desde la gestión del circulante: hacia el control financiero de la actividad comercial” Con esta charla queremos poner en valor la importancia de la información financiera para facilitar el crecimiento sostenible de la organización y destinar los recursos necesarios para financiarlo.

Road Map

Las conferencias con contenido financiero se celebrarán en 16 importantes ciudades españolas. Nosotros estaremos presentes en las siguientes plazas durante el primer semestre del año:

-       Zaragoza 14 de Marzo

-       Valladolid 16 de abril

-       Vigo 23 de abril

-       Valencia 7 de mayo

-       San Sebastián 21 de mayo

-       Madrid 23 de mayo

-       Alicante 6 de junio

-       Santander 13 de junio

Un recorrido que permitirá a las pymes acceder de forma directa a contenidos capaces de aportar soluciones reales y aplicables de forma inmediata en sus empresas. El contacto con expertos y profesionales, que han posicionado a sus empresas en la línea de la productividad, facilitará a las pymes asistentes afrontar con mayores garantías la nueva situación empresarial.

Una realidad fundamental que la crisis actual hace evidente, es que no podemos explicar los problemas de negocio exclusivamente en función de la coyuntura.

Con demasiada frecuencia, las dificultades financieras que agobian a las empresas hoy en día, tienen su raíz en la gestión, y no solo en la actual sequía bancaria. Especialmente en el ámbito de la PYME, encontramos que la financiación de las operaciones (la gestión del circulante) siempre ha sido un tema delicado, y que debido a ello, incluso creciendo y dando beneficios, muchas empresas se enfrentan de forma recurrente a importantes problemas de liquidez.

Esto se vuelve dramático cuando cambia el ciclo, y lo que era un problema de salud financiera se convierte en muchos casos en una enfermedad prácticamente terminal, que solo se puede curar con decisiones financieras radicales y de tipo estructural (importantes ampliaciones de capital, búsquedas de socios, vinculación del patrimonio personal del empresario, etc).

La importancia de la función financiera, y de su mecanización

Es por eso de vital importancia, en nuestra opinión como comentábamos en otro post, que nuestra estructura productiva cuente con herramientas informáticas que nos permitan tener bajo control la dimensión financiera de la empresa.

Esto supone en general un cambio de cultura importante para la PYME, ya que muy a menudo se confunde la función financiera con una función administrativa meramente orientada al cumplimiento periódico de las declaraciones impositivas, y de la presentación anual de cuentas.

Somos nosotros, sin embargo, los que deberíamos estar preocupados en el análisis de cuentas. La empresa es la principal interesada en manejar con naturalidad, y de forma sistemática la información financiera. Desde este enfoque, y apoyándonos en las herramientas informáticas adecuadas, podremos ganar capacidad de planificación, de control, y de reacción/gestión. Es fundamental que la estrategia de negocio de la empresa, esté alineada con la adecuada estructura financiera que le debe servir de soporte.

Desde esta perspectiva, la información que aporta una solución financiera no la puede aportar por ejemplo una solución de gestión comercial, o de  gestión de producción, o en definitiva, ninguna solución especializada específicamente en una parcela concreta de la actividad de la empresa. El punto de vista del software financiero es exclusivo. Es económico, y por tanto global e integrador. Ahí está su riqueza.

Recursos interesantes que buscar en una aplicación

Desde nuestro punto de vista es muy interesante que  un ERP integre en su desarrollo funcional una visión financiera integral.

Detallamos a continuación algunas funciones clave para la función financiera:

• Presupuestos Contables. Presupuestos detallados de gasto, e ingreso. Proyecciones de cuentas de resultados
• Presupuestos de tesorería.
• Análisis de desviaciones contra presupuestos
• Control de desviaciones en tiempo real.
•  Control de desviaciones de tesorería hacia adelante (futuro)
• Posiciones de tesorería por cuenta bancaria (por tramos futuros diarios, semanales, mensuales,…). Fecha Valor
• Informes. Ratios Económicos
• Contabilidad analítica por centros de coste
• Presupuestos por centros de coste
• Tesorería por centro de coste
• Control de líneas de descuento, y de gastos por servicios bancarios.
• Conciliación bancaria
• EDI Financiero. Normas AEB. Automatización de la contabilidad de la tesorería.
• Control de Riesgos (Bancos, Deudores, y Acreedores)
• Gestión del circulante: Clientes, Stock, Proveedores
• Integración con herramientas de Business Intelligence

Si consultáramos a un equipo de expertos sobre la importancia de la Función Financiera en las compañías, afirmarían sin lugar a dudas que su ejercicio es fundamental para la salud de una organización y para el aprovechamiento adecuado de sus recursos financieros (propios y cedidos) en apoyo al negocio. Una mirada rápida al mercado de las Pymes españolas, sin embargo, indica que, esta labor está seriamente descuidada en un gran número de estas organizaciones y tiene un rol prácticamente marginal en comparación con otras tareas de dirección, como son la gestión comercial o de operaciones.

No queremos entrar a analizar las razones de esta situación, pero sí reivindicar la importancia de la Función Financiera, no como una parte residual de la tarea directiva, sino en su ejercicio activo. Sin desmerecer su importancia en los períodos de bonanza, se trata de una función fundamental en un entorno como el actual, por su capacidad de aportar a los equipos directivos una visión única e integrada del negocio, de sus necesidades de recursos, rentabilidad y viabilidad. Y es que, por medio de la Función Financiera, las empresas principalmente adquieren la capacidad de planificar y de tener controlada su actividad, al igual que de reaccionar de manera rápida y oportuna ante cualquier cambio en el mercado que las obligue actuar.

Planificación, control y reacción

Son varias las herramientas con las que cuenta la Función Financiera para aportar esta triple visión de los negocios (planificación, control y reacción). En primer lugar, está la tesorería (un ‘punto y aparte’ en las Pymes españolas, que estas organizaciones por fin deben abordar con seriedad, si quieren competir con las grandes compañías nacionales e internacionales). En segundo lugar, nos encontramos con el control presupuestario (que permite planificar, seguir la realización del presupuesto e introducir correcciones, si fuera necesario). Por último, la gestión contable analítica hace a que todo este reparto e imputación de los ingresos y gastos, y su control se puedan llevar a cabo no sólo de manera global, sino al detalle, para una toma de decisiones más efectiva y a todos los niveles de la organización.

Yendo de lo teórico a lo práctico, un elemento clave para que el ejercicio de la Función Financiera pueda ser realmente exitoso, es la informatización. El papel de las nuevas tecnologías de la información es clave, tanto para la automatización de las tareas de introducción y el análisis de la información financiera, como desde el punto de vista de las garantías de su fiabilidad y seguridad, imprescindibles para la toma de decisiones.

De la teoría a la práctica

Para la informatización de la Función Financiera, por otro lado, no vale cualquier software informático. La solución seleccionada debería cumplir al menos tres premisas básicas, que detallaremos a continuación.

En primer lugar, se necesita una solución financiera diseñada en origen para dar soporte a esta Función, capaz de facilitar tanto la entrada de datos, como la explotación de la información. Este requisito deja fuera a toda una larga lista de soluciones contables, usadas en las Pymes, que se apoyan en hojas de cálculo desarrolladas con más o menos acierto.

Otro requisito básico de las soluciones, desplegadas para soportar la Función Financiera, es su capacidad de integrar información de las entidades bancarias. Dichas entidades son un factor fundamental en el actual mercado de las Pymes y, en España, ya existe un sistema EDI de comunicación con los bancos que debemos ser capaces de aprovechar. Desde este punto de vista, la solución informática que elijamos, debe poder emitir órdenes a los bancos en formato electrónico y recibir y aprovechar la información que le proporcionan estas entidades en este mismo formato digital, automatizando una serie de registros.

En tercer y último lugar, la solución de gestión financiera de la organización debe estar integrada con su sistema de gestión global (ERP). Y es que, el programa contable o tesorero de la empresa, no puede usarse aislado del resto de los recursos informáticos con los que se organiza el negocio, sino que debe explotarse integrado y en perfecta harmonía con el resto de aplicativos para la gestión comercial, de la facturación, etc.

Hoy, las Pymes disponen de varias alternativas para asegurar esta integración, recurriendo a proveedores de soluciones ERP globales, en las que están embebidas las capacidades financieras o a fabricantes de software que, aún y cuando no proporcionan una oferta de soluciones para la gestión global, sí son capaces de afrontar su integración efectiva, sea cual sea su origen y proveedor.