Digitalización en pymes: ¿cómo empiezo?

Para digitalizar una organización, primero tenemos que redefinir su propia naturaleza, su concepto, su estrategia, sus procesos. Hay que modificar la lógica del negocio.

Por eso, digitalizar es, primero,introducir a la empresa en la nueva cultura digital y, después, dotarle de la tecnología necesaria para operar en el nuevo escenario.

De tanto como oímos hablar de la digitalización, corremos el riesgo de crear una gran burbuja con un elevadísimo riesgo de estallar, como ya sucediera hace varias décadas con las famosas .com. La digitalización no es un concepto sacado de la chistera del marketing, ni una moda pasajera para dar salida a las nuevas invenciones tecnológicas. La digitalización es, la manera en la que las empresas y la sociedad, deberán responder a una nueva realidad, cada vez más virtual, de operar, relacionar, comercializar, comunicar …

Es obvio, que no hay una única estrategia para abordar los procesos de transformación. Ahora bien, lo que está claro es que deberá haber un método a seguir para alcanzar los objetivos que establezca la empresa para digitalizarse. Objetivos que, siempre deberán poner en valor la eficiencia y la mejora de la productividad, frente a la introducción en sí, de la tecnología.

Por lo tanto, se me ocurren algunas ideas que pueden ser útiles para impulsar el cambio de concepto o de cultura -como queramos llamarlo- en las pymes:

Establecer un plan y transmitirlo claramente

Para abordar un proceso de digitalización, como para iniciar cualquier cambio sustancial, hay que trazar un plan. Una hoja de ruta en la que se incluya, desde el punto de partida hasta el objetivo a alcanzar. Por supuesto, el plan deberá tener en cuenta la propia naturaleza de la organización, su capacidad para responder a nuevos retos, el compromiso de sus empleados -también de la dirección o los altos ejecutivos- y, el nivel de informatización que tenga.

Dentro del plan habrá que especificar claramente, las estrategias que se deberán seguir para alcanzar los objetivos propuestos. Y, dos cosas, muy importantes:

1. Ajustarse a un calendario
2. Mecanismos para poder evaluar y medir resultados

Buscar adeptos, seguidores que impulsen el cambio

Siempre que se abren nuevos caminos en una empresa, más aún si hablamos de las pymes, es importante crear una buena base de influencers (una palabra que está de moda, pero que define perfectamente el papel influenciador al que me refiero). La capa de influencia servirá como “correa de transmisión” en la difusión de las nuevas ideas que queremos introducir. Y, a la vez, ayudará a encontrar el favor del resto de empleados, cuya participación será estratégica para avanzar.

Ahora bien. ¿Cómo lo hacemos?

1. Hablando con claridad
2. Escuchando propuestas o preocupaciones
3. Siendo cercanos y flexibles
4. Compartiendo los éxitos

Empezar a caminar.

Cuanto más hablamos de transformación digital, de su importancia, de sus beneficios, de sus objetivos, parece que poco a poco, por “ciencia infusa” las empresas acaban transformándose. Y, obviamente, esto no es así. Quizá habría que dejar de hablar de la digitalización en futuro, y empezar a hablar en presente. Pero, sobre todo, hay que empezar a cambiar mentalidades, conceptos. Aunque sean cambios muy sutiles -o lo parezcan- en realidad marcarán el inicio de algo mayor.

Es decir, si jamás hemos oído hablar, por ejemplo, del ERP en la nube, será más fácil que el cambio se tope de bruces con una fuerte resistencia. Sin embargo, si empezamos el proceso con una labor de concienciación suave, pero continuada, cuando el cambio pase de la teoría a la práctica, será sin duda, mejor recibido. Por lo tanto:

1. Empezar a cambiar no implica necesariamente introducir modificaciones drásticas
2. Un cambio da pie al siguiente. Ver ejemplos exitosos anima al resto a impulsar nuevos cambios

Destacar las ventajas frente a los retos

Lo que está claro es que hablar en positivo siempre es más “rentable” que hacerlo en un tono pesimista. Por lo tanto, si nos centramos en las muchas ventajas que aportará la digitalización, no solo al conjunto global de la organización, sino a las diferentes áreas -y, más aún- a las personas que las conforman, estaremos sentando las bases del compromiso. Y compromiso = implicación. Mayor implicación, supone incrementar las posibilidades de éxito, minimizar los riesgos y agilizar el proceso de cambio. Tres elementos clave para empezar con buen pie.

Si hablamos de ventajas se me ocurre para destacar:

1. Optimizar los procesos permitirá minimizar errores y, por lo tanto, mejorar la imagen frente a los estamentos superiores de la empresa. (a nivel personal)
2. En el plano corporativo, una mejora en la eficiencia de la organización permitirá reducir costes e impulsar el crecimiento, la búsqueda de nuevos mercados, nuevas inversiones, nuevas líneas de negocio, o, simplemente, la tranquilidad de saber que se están haciendo las cosas bien.

Marcar siempre nuevas metas

La digitalización es un proceso de largo recorrido. Como algunos antibióticos, es también, de amplio espectro. Es decir, que impacta sobre todas y cada una de las áreas y personas que conforman la empresa. No es un proyecto aislado y, por lo tanto, no creo que sea un proceso con un principio y un final. La digitalización se justifica en base a la propia transformación que está viviendo la sociedad. Es, en cierto modo, la respuesta a los nuevos modelos de realidad que se están imponiendo, con ciudadanos/clientes, más exigentes, más informados y, más tecnológicos.

Por lo tanto, como la realidad seguirá imponiendo sus nuevas normas, la digitalización (hoy la llamamos así, quién sabe cómo lo haremos dentro de 10 años) también seguirá vigente. Eso sí. La digitalización de la próxima década es todavía un misterio. Lo que sí sabemos es que las empresas deberán marcarse nuevas metas a conseguir, porque esta será una buena manera de impulsar al tiempo, la mejora continua.